Rondas de presentaciones (personales)
Cuándo, cómo y por qué invertir el tiempo necesario para que todos se presenten.
La escena es más bien común, uno llega hasta el lugar en donde se realizarán la presentación, se acredita, se sienta y cuando el protagonista del momento empieza a hablar dice “Me gustaría que nos presentemos antes de empezar”.
Es una práctica que sucede cada vez menos fundamentalmente por que toma mucho tiempo. Sin embargo es una práctica que está fuertemente arraigada en la dinámica de las presentaciones que se realizan en público.
Hay muchas dimensiones que participan en el proceso de toma de decisión de si hago o no una ronda de presentaciones en donde cada uno de los presentes va a hablar al menos un par de segundos para decir de donde viene y como se llama.
- En primera instancia hay que ponderar el riesgo de que los participantes no se restrinjan en tiempo y terminemos con largos discursos acerca de la vida, el propósito y las necesidades de cada uno.
- También es importante ver cual es el objetivo que se está persiguiendo con este proceso. Es decir, hay cierta posibilidad de que la gente genere sus propias presentaciones luego en el coffee breake por ejemplo, o peor aún, puede ser que se haya enviado a todos los participantes una lista con los datos de los demás asistentes. Esto no es tan raro hoy en dían
- También hay que tener en cuenta la cantidad de gente, obviamente. Este es un proceso que no se puede hacer con muchas personas y dentro del mismo punto podríamos también el hecho de que si la gente no está toda presente (mi charla es la primera de la mañana) este trámite pierde todo valor.
- Finalmente, para mantener la lista corta, está el humor de la gente al verse expuesta a este tipo de pedidos. Una clase de teatro tendrá seguramente un resultado muy diferente a un encuentro de seguridad informática y también habrá inevitablemente profundas diferencias en torno a factores geográficos y culturales (además de profesionales quiero decir)
El punto aquí es que el contenido está esperando. En una presentación de producto por ejemplo, el público viene a escuchar sobre lo nuevo. Quizás el tema interesó a la audiencia desde la invitación que realizamos o quizás pasaban por la puerta y entraron. Hay una probabilidad alta de que en un evento de estas características la gente que está esperando no vea su emocionalidad afectada positivamente cuando los obligan a presentarse.
Cierro este artículo con lo más controvertido y tiene que ver con el miedo al silencio por parte del presentador. Esta herramienta de las presentaciones compra sus buenos 15 minutos (mínimo) y quienes tienen esa inseguridad recurren a esta introducción para asegurarse de que no se quedarán cortos con el contenido.
El resultado en estos casos es siempre malo. En el mejor de los escenarios deberé apurarme para terminar y como consecuencia probablemente me queden cosas sin decir. En el peor de los cuadros posibles las presentaciones de los participantes disparan un sin fin de temas de conversación que son laterales a lo que queremos transmitir nosotros, la presentación tarda más de lo esperado en comenzar y no logro terminar por que abrí la puerta a interrupciones por parte de todos los allí presentes y finalmente la sensación es de que nos juntamos a debatir. El riesgo es demasiado alto.
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